Tengo que montar un evento para mi empresa. ¿Cómo lo hago?

Para triunfar en la organización de actos hay que tener en cuenta características como la estación del año, la cantidad de personas o la temática que se va a trabajar

Depende del sector en el que trabajamos, a veces nos podemos encontrar con que nuestro jefe nos encarga la organización de un evento empresarial o corporativo cuyo objetivo sea presentar algún producto, intercambiar información con los distribuidores o simplemente generar un espacio de encuentro con los clientes. Sea de la manera que sea, este tipo de actos conllevan una gran responsabilidad, porque su buen funcionamiento y su buena organización van a vertebrar la imagen y la expectativa que los invitados van a tener para con la empresa.

En los últimos años, organizar eventos o actos de índole corporativa se ha formalizado como una actividad productiva y eficaz para generar vínculos de confianza entre las partes. Las más informales suelen ser las que gozan de más referencia: comidas, desayunos completos o hasta conciertos o veladas más nocturnas que complementan y visten el objetivo concreto del evento en sí. De este modo, anfitrión e invitado pueden intercambiar información y opiniones, de una manera amena y sin la presión de estar ante una velada del todo formal.

Características y elementos a tener en cuenta a la hora de empezar a organizar un evento de este tipo

Para organizar cualquier tipo de evento, lo primero que hay que valorar es en qué momento del año se va a desarrollar, puesto que va a ser un gran condicionante a la hora de saber qué elementos se van a necesitar; no es lo mismo organizar un acto en verano que en invierno o en época de lluvias. En cualquiera de estos casos, disponer de carpas plegables va a ser una buena decisión, ya que nos van a proteger sea como sea de cualquier efecto meteorológico.

Otra de las características a tener en cuenta antes de nada es si qué tipo de acto se quiere hacer (informal, de debate, festivo, informativo, etc) y qué temática concreta se va a reflejar en él, para poder llevar a cabo toda la estrategia organizativa de la manera más óptima posible. Del mismo modo, el atrezzo, la decoración y hasta los colores van a variar en gran medida en función de esto. Contar con un buen mobiliario también es importante, aunque lo mejor es que actualmente existen mesas plegables que cada anfitrión va a poder decorar en función de sus gustos o necesidades. Mesas redondas, rectangulares, de más o menos capacidad de personas,… todo tipo de opciones que van a facilitar que todo salga perfecto.

Del mismo modo, la mejor opción y sin duda la más cómoda, es contar con sillas plegables. ¿Por qué? Principalmente, por la facilidad que supone tanto en el montaje del evento por su sencilla portabilidad como por su capacidad de adaptación en función del espacio que se tenga. Además, en la organización de eventos hay que saber que siempre es posible que puedan sucederse inconvenientes que hagan que tengamos que variar nuestros planes. Poder contar con mobiliario plegable facilita esta tarea, en caso que se deban transportar de un lugar a otro en el último momento.

¿Otras cosas a tener en cuenta? Por supuesto, los objetivos que tiene el evento y la cantidad de personas que van a asistir, para poder hacer un cálculo aproximado sobre todos los factores que van a tener relación con el encuentro. En realidad y aunque esto sea un elemento importante, lo más eficaz es organizar algo práctico que sea adaptable y pueda tener capacidad de transformación por lo que pueda suceder. Aún así, considerando que lo ideal es que todo salga según lo previsto, este tipo de características van a ser clave para que tu jefe te dé la enhorabuena.

Una vez se dispone de carpas, mesas y sillas plegables, aún hay muchos elementos o productos que pueden ser necesarios o complementarios, siempre según lo que se vaya  a montar. Fundas para las sillas y mesas, barandas o tarimas, e incluso escenarios montables para cualquier tipo de concierto o show que se pueda realizar.

Internet hace muy fácil que encuentres todo lo que necesitas

Afortunadamente, la revolución tecnológica y el auge del comercio digital han propiciado que existan plataformas donde encontrar todo lo necesario para montar el mejor evento del año. Trabajando para ofrecer la mejor calidad-precio, el Grupo Viada se dedica al mundo de los eventos desde 1882, así que tiene en su catálogo lo indispensable para que todo salga más que bien. Vaya, que si en el pasado los organizadores de eventos o fiestas debían recorrer media ciudad buscando productos y servicios varios, en la actualidad la red nos ofrece un gran abanico de posibilidades y alternativas donde encontrar cualquier necesidad.

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